SCM: Impactar los costos del transporte

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Control de costos

El gasto para el transporte y la distribución de productos se ha convertido en un componente importante de su estructura de costos. Mientras que los avances tecnológicos en el área de producción han contribuido a bajar significativamente los costos operativos, los desarrollos en el área del transporte y distribución no han producido un impacto equivalente.
Lamentablemente muchas empresas no tienen buenos sistemas de análisis y control de costos y no tienen posibilidad de realizar un estudio de la contribución de cada componente. En muchos casos sus problemas de distribución quedan disimulados en el contexto global de la empresa. Por otra parte, las compañías dedicadas exclusivamente a la distribución, aunque tienen un conocimiento detallado del costo del transporte, basan su estrategia para reducir costos en premisas elementales como:

• Utilizar al máximo la capacidad de transporte, tanto en el viaje de ida como en el de retorno, aún cuando esto implique cargar en la unidad de transporte productos incompatibles para ser almacenados juntos.

• Programar viajes optimizando el recorrido sin considerar los intereses y necesidades de los clientes.

• Aplicar tarifas extras cuando los pedidos están fuera del contexto normalizado de viajes y recorridos.

Este tipo de procedimientos no ayuda a la solidez y estabilidad del negocio. El presente trabajo pretende describir en detalle los componentes del costo de la distribución de productos y el comportamiento de cada uno de ellos frente a escenarios variables. En especial, pone énfasis en el caso de productos perecederos de alta frecuencia de entregas distribuidos a centros de consumo en áreas urbanas de manera que su aplicación permita una correcta evaluación de las variables y sus efectos. Para estos casos, el costo de la distribución de productos se puede estimar tanto por el sistema de órdenes como por el de inventarios. Es obvio que será conveniente utilizar el mismo sistema que se aplica para evaluar el costo de elaboración del producto transportado pues ello facilitará el análisis y permitirá comparaciones válidas y una evaluación más rigurosa. Para representar el modelo se toma en consideración el sistema de inventarios, es decir, el análisis de costo por períodos de producción.
Cuando se pretende determinar el costo real de la distribución de un producto se debe considerar el volumen repartido durante el período de evaluación, que debe ser el mismo utilizado para evaluar el costo de producción. Normalmente se adopta el mes como período. Cuando los volúmenes de producción y despachos no son consistentes y se producen fuertes variaciones de inventarios se debe establecer el costo por unidad de producto.

Composición del costo de transporte

Es necesario considerar dos grupos básicos de elementos que componen el costo del transporte:

• Costos fijos, semifijos y variables en función de la distancia recorrida por la unidad.

• Costos fijos, semifijos y variables definidos en función del tiempo de control

La mayor parte de los componentes que son función de la distancia recorrida se comportan como variables respecto de ella mientras que aquellos que son función del tiempo de control lo hacen como fijos.

a) Efecto de la inversión

La inversión para la adquisición de la unidad de transporte genera un componente del costo que es la depreciación (o amortización del bien) y que puede ser distribuida en función de la distancia a recorrer o en función del tiempo.
El primer caso tiene el inconveniente que si la unidad de transporte no está en uso no se deprecia a pesar de que la misma está envejeciendo, a la inversa, si se elige la depreciación por tiempo, cuando la unidad no se utiliza existe un excesivo cargo al costo por depreciación que tampoco refleja la realidad.
Este modelo supone que una fracción de la inversión es depreciada por distancia recorrida y el resto por tiempo de uso. Para este caso la depreciación será:

d=dt+dd=ict∑(tc/ttd)+icd∑(lr/ltd)

donde ICT e ICD son las fracciones de la inversión asignadas a tiempo y distancia respectivamente, TC es el período de control de costo, TTD es el tiempo total para depreciar la fracción de la inversión por tiempo, LR es la distancia recorrida durante el período de control y LTD es la distancia total para depreciar la fracción de la inversión asignada a distancia.
Esto hace que la depreciación tenga dos comportamientos bien característicos: la depreciación por tiempo tendrá un comportamiento fijo durante el período de control mientras que la depreciación por unidad de distancia recorrida se comportará como variable.
Para cada caso particular se debe establecer el valor asignado a las fracciones de la inversión.
Cuando no se dispone de antecedentes se puede elegir un valor arbitrario, por ejemplo 50% para cada fracción.

b) Costos variables (efecto de la Distancia Recorrida)

El consumo de combustible por unidad de distancia recorrida (GC) y su precio de mercado (PC); el consumo de lubricantes y aditivos por unidad de distancia (GL) y el precio promedio de los mismos (PL); el desgaste de los neumáticos por unidad de distancia (GN) y su precio (PN) son el resto de los elementos que determinan el costo variable por unidad de distancia recorrida.
Por lo tanto, el costo por unidad de distancia recorrida (CUD) incluyendo el efecto de la depreciación por distancia resulta:

CUD=GC ∑ PC+GL ∑ PL+GN ∑ PN+ICD/LTD

Siendo LR la distancia recorrida durante el período de control, el costo durante dicho período en función de la distancia recorrida (CD) será:

CD = CUD ∑ LR

c) Costos Fijos

Los impuestos, patentes, Verificación Técnica Vehicular, seguros (IS), la protección y vigilancia (PT), el mantenimiento predictivo y preventivo (MT), la desinfección y limpieza de las unidades (LD), los salarios de los recursos humanos operativos (SJ) y gastos imprevistos (IP) (mantenimiento no programado, multas, horas extras no programadas, etc.) configuran elementos de costo que tendrán un comportamiento fijo durante el período de control.
En algunos casos el ítem “Peajes” (PJ) puede tener un comportamiento semifijo. Para pronósticos, los gastos imprevistos pueden estimarse con base en datos históricos. Finalmente el costo fijo total del período de control (CF) estará dado por la suma de los siguientes factores:

CF = DT + IS + PT + MT + PJ+ LD + IP + SJ

d) Costo Total

Si denominamos CT al costo total del transporte durante el período de control, el mismo, como es obvio, queda expresado por:

CT = CF + CD = CF + CUD ∑ LR

Si q unidades de producto han sido distribuidas durante dicho período de control la Incidencia del Costo de transporte por unidad de producto distribuida CTUT resulta:

CTUT = CT / Q

Este sistema de costo es de aplicación general y es muy conveniente para los casos donde los clientes son fijos y los recorridos se repiten periódicamente. Si además el producto se elabora y costea contra inventarios, el sistema es consistente y permite una correcta estimación y evaluación de los costos.
Cuando los recorridos no son repetitivos es posible que convenga estimar y evaluar el costo del transporte por recorrido en lugar de aplicar el sistema de período de control. En este caso se puede asimilar que cada viaje es una orden de producto y el análisis se comporta en forma similar a la estructura del costo por órdenes. Se pueden utilizar exactamente los mismos elementos que en el sistema de inventarios, simplemente es necesario transformar los valores de los componentes para un recorrido (orden) y las fórmulas serán totalmente válidas.
Cuando se trata de una organización específicamente dedicada a logística de distribución se necesita evaluar el costo no sólo para establecer el efecto de sus componentes y poder tomar acciones para mejorar, sino que es necesario poder predecir con la mayor exactitud posible el costo del transporte para fijar correctamente los precios a los clientes. En este caso interesa conocer el costo total por unidad de distancia recorrida CTUD que se expresa:

CTUD = CT/ LR

Los autores disponen de una herramienta de cálculo muy sencilla desarrollada en Excel que permite determinar los componentes del costo del transporte y evaluar el efecto de las variables. Para obtener este material de dominio público dirigirse a dfranco@unq.edu.ar Está claro que el sistema de evaluación propuesto no sólo responde a casos existentes en donde se dispone de una base de datos de cada uno de los gastos (control histórico) sino que también permite una proyección con un margen de desvío bastante reducido, lo que significa que se podrán realizar estimaciones con un aceptable grado de certeza.
En consecuencia, es un elemento básico para la toma de decisiones adecuadas cuando se pretende diseñar un nuevo sistema de distribución y se disponen de alternativas más o menos equivalentes.